働き方改革は会議から!会議が変われば、組織が変わる!

~組織を活性化させる最新の会議の進め方~

1. 多くの組織が行っている現状の会議の問題点。

  • 参加者がなかなか発言してくれない。
  • 発言力の強い人に会議が振り回される。
  • 時間内に結論が出ない。
  • 話し合いがテーマからずれる。
  • 決められたことが守られない。
  • ロの字型のテーブル配置。

ロの字型テーブル配置

ロの字型テーブル配置

テーブル間の空間によって、参加者の間に見えない壁が築かれ、明るい雰囲気が醸成されにくい。

上記のような問題が発生してしまうのは、「空中戦会議」を行っていることが原因です。「空中戦会議」とは、発言をホワイトボード等に板書せず、資料をプロジェクター等で投影することもせず、ただ話し合いをしているだけの会議を指します。極端に言えば、「おしゃべり」に近く、せっかくの会議が意味の無いものになってしまいます。本コラムでは、「空中戦会議」から脱却し、会議・組織を活性化させる方法について触れていきます。

2. 会議を活性化させる3つの極意。

会議を活性化させる3つの極意。

1. ロの字型のテ-ブル配置をやめて、グループを作る。

ロの字型にテーブルを配置すると、中央の空間に「見えない壁」が築かれてしまいます。この壁によって、参加者の間に距離感が生まれ、合意形成が進まない雰囲気が発生してしまいます。

 

2. 「話す会議」から「書き出す会議」へ。

一般的におこなわれている「話す会議」は発言したことが文字化されていないために、「議論がテーマからずれる。」、「議論がなかなか収束していかない。」等の弊害がでています。その場で発言されたことはホワイトボードに書き出し、書き出されたものを見ながら話をするようにします。これにより「議論がテーマからずれる。」「議論がなかなか収束していかない。」などの弊害が軽減されます。

さらに、「会議資料はA4の紙」という既成概念を壊し、ディスプレイやプロジェクターで資料を投影しその画面を皆で見ながら話し合うことにより、よりクリエイティブな会議になります。顔を上げ、皆で同じ画面を見つめながら話し合うことで一体感も生まれます。

 

3. 明るく前向きな雰囲気を大切に。

「会議とは真面目にきちんと一生懸命やるもの。」という概念を壊すことが大事です。この考え方が一部の人しか発言しない状況を生む土台になっています。会議とは本来、「明るく前向きに、自由に話し合う。」ものです。わいわいがやがやと話し合うことにより、参加者の主体性が生まれ、既成概念にとらわれないユニークなアイディアが出るようになります。細かい会議のテクニックも重要ですが、この「明るく前向きな雰囲気」をいかにつくるか、という点が、会議を変える大きな力となるのです。

3. 役割分担を決める。

役割分担を決める。

「会議の責任は議長にある。」として、例えば時間内に結論が出なかった時、「議長の進行が悪かったから」と考えるような会議はNGです。これは参加者が受け身の状態だからです。「会議とは参加者全員で創りあげるもの」という考え方で進めることが、参加者の主体性を引き出します。そのために、役割分担をすることが大切です。

 

役割には「進行役(ファシリテーター)、板書係、時計係、会場係、備品係」などがあります。お茶・お菓子係があってもかまいません。この中でとくに進行役(ファシリテーター)のスキルをきちんと学ぶことが大事で、現状ではどの企業でもその人の経験からそれぞれのやり方で進めているケースが多々見受けられます。会議にはきちんとスキルがあり、ファシリテーションとよばれる会議のテクニックを学ぶことが会議を変えるには必要といえます。また、板書の仕方もテクニックがありますが、これも個別の経験でやられている場合がほとんどです。ホワイトボード会議においては板書の仕方もきちんと学ぶ必要があります。

4. まずは「ホワイトボード会議」、
さらに「付箋会議」へ。

役割分担を決める。

空中戦会議をホワイトボード会議に変えることで、会議は劇的に変わります。会議を変えたいと考えたとき、まずホワイトボード会議から行ってください。そして、さらに会議のクオリティをあげるには付箋を活用した「付箋会議」も行うことです。

 

会議に参加する人には様々な人がいます。雄弁に、論理的に自分の意見を主張できる人もいれば、自分の言いたいことを上手く表現できず、会議中静かにしている人もいます。しかし、大事なことは意見を論理的に話せるかどうかでは無く、いかに良いアイディアを埋もれさせないかどうかです。上手く自分の意見を伝えられない人の中にも素晴らしいアイディアが眠っているかもしれません。

 

付箋会議では、各々がテーマにそって「思いついたこと」を付箋に書き出す時間を設けましょう。この時に重要なのが、いいアイディアでなくてもいい、何を書いても良いということです。つまり「自分の意見」を書くのではなく「気楽に思いついたこと」を書いてもらうよういするということです。これにより、 楽しく、自由に意見を出せる雰囲気が生まれクリエイティブな会議につながります。そして、普段発言できない人も書き出すことで、自分の頭の中をすっきりさせることができ、会議に参加しているという充実感も生まれます。

5. まとめ。

まとめ。

いかがでしたか?

会議の活性化は「ものが自由に言える職場」の土台作りにつながり、それが組織の活性化につながります。そして、従業員のモチベーションが上がり、仕事に対する満足感・幸福感が得られます。幸福感は仕事のパフォーマンスに直結します。ちょっとした工夫で会議を変えることができますので、やらされている、聞いているだけの会議から脱却し、全員参加の合意形成型会議を目指しましょう。それが活発な組織作りにつながるはずです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

監修:一般社団法人会議ファシリテーター普及協会

会議ファシリテーター普及協会と白板家のジョイテックがコラボレーションした、「白板家を活用した組織活性化セミナー」企画をスタートしました。

会議の専門家「会議ファシリテーター普及協会」の講師による、参加者体験型の明るく・楽しいセミナーです。会議の進め方、スキルに関する極意を学べる研修として、ぜひご検討下さい。

詳細はPDFファイルをご覧下さい。

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